Onboarding là gì?

Onboarding là quá trình đưa người mới vào làm việc, giúp họ thích nghi và hòa nhập với môi trường công việc mới. Bao gồm một loạt các hoạt động và thông tin được cung cấp cho nhân viên mới để giúp họ hiểu về công ty, văn hoá tổ chức gíá trị, nhiệm vụ công việc, các quy trình liên quan.

Khi nào cần thực hiện Onboarding?

Trường hợp nào khiến bạn phải đảm nhận công việc mới?

• Đảm nhận công việc mới do chuyển bộ phận trong cùng công ty

• Tiếp quản công việc của thành viên nghỉ hưu

• Đảm nhận công việc mới khi chuyển việc

• Được giao dự án mới với tư cách là freelancer

Tầm quan trọng của onboarding

Khi bạn được giao đảm nhận công việc mới, bạn đã từng chào hỏi với câu : " Tôi sẽ làm quen với công việc nhanh nhất có thể và trở thành một nhân lực có giá trị ngay lập tức" chưa?

 Khi làm việc trong một tổ chức, việc đảm nhận công việc mới trong tương lai là điều không thể tránh khỏi. Càng có nhiều sự thay đổi trong tổ chức và sự lưu động nhân sự càng cao, việc nhanh chóng làm quen với công việc mới và đạt được kết quả càng trở nên quan trọng. Vì vậy, tôi cho rằng tầm quan trọng của onboarding sẽ ngày càng tăng.

Thực trạng của onboarding

Bạn có từng gặp những tình huống sau đây không?
・Công việc gắn liền với một người, và khi người đó rời đi, không ai có thể đảm nhận công việc đó
・Có những điều không rõ nhưng không biết ai là người phụ trách trong cùng một công ty
・Có những điều không rõ nhưng không thể liên lạc được với người tiền nhiệm
・Được nói là "hãy xem tài liệu", nhưng tài liệu đã quá cũ và không còn hữu ích
・Dù là công việc của công ty mình, nhưng việc bàn giao không suôn sẻ và khách hàng lại biết rõ hơn
Nếu gặp phải những tình trạng như vậy, việc sử dụng dữ liệu của công ty để triển khai onboarding thế hệ tiếp theo sẽ rất hiệu quả.

Thông thường, khi bạn được giao đảm nhận công việc mới, việc đạt được kết quả trong vòng 90 ngày được coi là rất quan trọng.

Trong quy trình truyền thống, bạn cần tự mình lên kế hoạch, thực hiện và liên tục nhìn lại qua chu trình PDCA để đạt được kết quả. Tuy nhiên, điều này có thể bị ảnh hưởng bởi kiến thức và kỹ năng của người đảm nhận cũng như hệ thống hỗ trợ của tổ chức.

Ngược lại, với Onboarding-future, chúng tôi sử dụng LLM/RAG để tận dụng dữ liệu nội bộ của công ty một cách hiệu quả. Nếu có điều gì không rõ, bạn có thể liên hệ ngay với LLM. Hệ thống sẽ cung cấp câu trả lời tham chiếu từ dữ liệu của công ty bất cứ lúc nào.

Không cần lo lắng về việc "Xin lỗi vì làm phiền trong lúc bận rộn"! Hãy hỏi ngay khi có điều gì không hiểu!

Vấn đề trước đây
Khi bạn mới gia nhập công ty, dù được giao phó công việc với sự hăng hái, nhưng lại không hiểu nhiều thứ và e ngại khi phải hỏi những nhân viên cấp trên vì sợ làm phiền họ?

Giải pháp
Với Onboarding-future, bạn có thể hỏi LLM mà không cần phải phiền đến các anh chị đi trước. Hãy đặt câu hỏi ngay lập tức và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng!

Không có người tiền nhiệm... Tài liệu ở đâu?

Vấn đề trước đây
Công tác nước ngoài, chuyển việc, nghỉ hưu. Sự lưu động nhân sự ngày càng tăng. Hơn nữa, mỗi người phụ trách lại lưu trữ tài liệu ở những nơi khác nhau, có quá nhiều bản sao lưu khiến bạn không biết đâu là phiên bản mới nhất...

Giải pháp
Với Onboarding-future, LLM sẽ trả lời các câu hỏi dựa trên dữ liệu nội bộ của công ty. Bạn không cần phải mất thời gian tìm kiếm tài liệu nữa. Hãy thoải mái hỏi bất cứ điều gì bạn không rõ!

Có quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành... Là thuật ngữ nội bộ hay thuật ngữ thông thường?

Vấn đề trước đây
Dù bạn đã được giao cho một dự án mới, nhưng do khách hàng có lịch sử lâu đời, nên có quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành. Dù đã tìm kiếm trên Internet nhưng lại không chắc chắn rằng thông tin đó có đúng không...

Giải pháp
Với Onboarding-future, các thuật ngữ chuyên ngành trong dữ liệu nội bộ của công ty có thể được đăng ký làm từ điển. LLM sẽ hiểu và trả lời các câu hỏi của bạn dựa trên từ điển này. Bạn không cần phải lo lắng nữa, hãy hỏi ngay khi có điều gì không hiểu!

Onboarding chẳng phải mục đích chính là giao lưu giữa con người với nhau sao?

Vấn đề trước đây
Công ty chúng tôi có quy định rằng thông qua onboarding, các anh chị đi trước và người mới sẽ có cơ hội giao lưu. Nếu chỉ nói chuyện với LLM, cơ hội giao lưu giữa các thế hệ sẽ giảm đi.

Giải pháp
Tất nhiên, nếu có điều gì không hiểu, hỏi các anh chị đi trước cũng là một giải pháp tốt! Nhưng đó có phải là cơ hội duy nhất để giao lưu không? Hãy để Onboarding-future giải đáp những thắc mắc của bạn, còn với các anh chị đi trước, bạn có thể thảo luận về việc cải tiến quy trình hoặc tương lai của công ty. Điều này sẽ giúp tạo ra những cuộc trò chuyện hiệu quả và giá trị hơn, mang lại thời gian bổ ích cho cả anh chị và các bạn mới.

Vui lòng liên hệ với chúng tôi để thảo luận về các bước triển khai phù hợp với từng công ty. Dưới đây là các bước triển khai tiêu chuẩn:

Giai đoạn 1 : Nghe tư vấn
Giai đoạn 2 : Đề xuất giải pháp
Giai đoạn 3 : Hỗ trợ đề xuất và triển khai
Giai đoạn 4 : PoC (Bằng chứng về khái niệm)
Giai đoạn 5 : Bắt đầu hoạt động

Bạn đã bao giờ thấy các nhân viên đa quốc tịch làm việc tại cửa hàng tiện lợi ở Nhật Bản chưa? Ngày nay, địa điểm làm việc không chỉ giới hạn trong Nhật Bản, mà còn bao gồm các công việc ở nước ngoài, như công tác quốc tế, chuyển việc ra nước ngoài, hay chương trình làm việc kỳ nghỉ. Trong những cơ hội "vượt biên giới" như thế này, việc có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ mẹ đẻ là vô cùng quý giá.

Giám đốc của chúng tôi, ông Suzuki, đã có 5 năm công tác tại Việt Nam, sau đó phụ trách các dự án quốc tế với Việt Nam, Ấn Độ, và Hoa Kỳ. Ông ấy hiểu rõ giá trị của việc được đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ của mình.

Onboarding-future là sự lựa chọn tối ưu cho việc onboarding vượt biên giới!